lunes, 9 de diciembre de 2013

soportes contables

Documentos comerciales


Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente
  • En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
  • Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
  • Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
  • Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. 
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
                         
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:
  • Nombre o razón social le la empresa que lo emite. 
  • Nombre, número y fecha del comprobante.
  • Descripción del contenido del documento.
  • Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Clasificación de los documentos

Los documentos tiene mucha maneras de clasificar de acuerdo al aspecto característico de ellos:

Contables
  • Negociables
  • No negociable
  • Informativo
No contable

Externos
Internos

DOCUMENTOS CONTABLES

Según su función económica se dividen en:

Negociables: Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda.
Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza, factura cambiaria, certificado de depósito o CDT.

No negociables: Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter negociable y son: comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota débito, nota a crédito, consignación bancaria, entre otras.

Informativos: Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión, kárdex.

DOCUMENTOS NO CONTABLES

Son los que contienen información sobre una determinada transacción comercial pero no se utilizan para sus contabilización, es decir, son documentos que solamente suministran una información. 

DOCUMENTOS  EXTERNOS

 Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc
                                                  DOCUMENTOS  INTERNOS

Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.


Definición de los documentos

Recibo de caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
 
omprobante de ingreso: Sirve de comprobante de todos los ingresos monetarios y de constancia de los pagos recibidos. Se diligencia cuando ingresan dineros en efectivo o cheque bien por venta o por cualquier otro concepto.

Recibo de consignación bancaria: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo  diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.   Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Comprobante de deposito o retiro de cuentas de ahorros: Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

Factura de venta:  La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprado
 
 heque: Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". 

Comprobante de pago o de egreso: Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
 
Letra de cambio: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.


Nota débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones

Nota crédito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
 
Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor que puede ser entre $100.000 ó $200.000 ó $500.000, de acuerdo con las necesidades de la empresa.

Reembolso de caja menor: es una relación de los gastos y pagos efectuados de acuerdo con los comprobantes de caja menor, sirve para solicitar efectivo por el valor del fondo de caja menor.

Nota de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

Comprobante diario de contabilidad: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

Cotización: Es un documento que contiene información suministrada por un vendedor a solicitud de un cliente referente a los artículos o servicios que se ofrecen en venta, así como las condiciones bajo las cuales se plantea la negociación.
 
Orden de compra: Documento informativo que expide el cliente para el envio de mercancía, permite controlar entregas parciales.


Pedido: Es una solicitud formal del bien, es el que se formula una vez estudiadas las cotizaciones. En este documento se especifican los datos necesarios para identificar los artículos solicitados y demás condiciones de compra definidas en la cotización.

Remisión: Una vez que el vendedor recibe el pedido procede al despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado, elabora una remisión en el cual se detallan los artículos enviados con todas sus características, permitiéndole así al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitud de pedido.

Hoja de vida personal calificada: Es la herramienta usada por la empresa en el proceso de selección a partir de esta información se escogen aquellos candidatos que se acomoden al perfil del cargo vacante. En lo posible todos los candidatos deben suministrar a la empresa el mismo tipo de información con el fin de poder utilizar criterios semejantes en la selección del aspirante.

Contrato laboral: El contrato laboral es un acuerdo en virtud del cual una persona natural se obliga para con otra persona natural o jurídica a prestarle un servicio, cumpliendo órdenes e instrucciones y recibiendo por su labor una remuneración. El contrato puede ser verbal o escrito. Cuando se hace por escrito debe ser firmado por ambas partes, especificando forma, duración, cargo y funciones. Siempre se debe entregar al trabajador una copia del mismo.
 
  • A término fijo: Es aquel cuyas fechas de inicio y terminación están delimitadas. Su duración no puede ser superior a tres años. De este encontramos dos modelos. A termino fijo inferior a un año, A término fijo de duración entre uno y tres años.
  • Por la duración de obra o labor: El contrato dura tanto como dure la obra o labor encomendada. Esta modalidad de contrato se utiliza en empresas de construcción o en empresas que exigen incremento de personal únicamente para una labor concreta. 
Nomina para pago de sueldos: Formato diseñado para registrar el salario pagado. Permite registrar los valores devengados por diferentes conceptos y lo deducido, por pensión, salud y otros para cada uno de los empleados. Adicional mente cuenta con un espacio para registrar los aportes por seguridad social: salud, pensión, fondos de solidaridad. Y en recuadro para anotar todo lo referente a cesantías, primas vacaciones, y demás aportes para fiscales.

Tarjeta universal control de asistencia: Este formato le permite al empleador llevar en forma organizada y confiable un estricto control de horario de entrada y salida, horas extras, permisos y retardos durante la quincena y/o el mes.

Sobre de pago: En este sobre de manila el empleador deposita el efectivo correspondiente al sueldo del trabajador de un determinado periodo, especificando lo devengado: sueldo, auxilio de transporte, comisiones y los valores deducidos: aportes, retención, anticipos, entre otros.

Solicitud de crédito: Documento básico en el estudio y otorgamiento de créditos.

Análisis de crédito: Permite determinar la antigüedad de las deudas en el balance general.

Recibo de pago: Documento en el que se puede llevar un seguimiento de ingresos y egresos, garantizando una óptima administración de flujo de dinero.

Informe diario de saldos bancarios: Registra las consignaciones y retiros efectuados por la empresa en forma diaria para conocer su respectivo saldo. Permite estar alerta de algún saldo en rojo en la cuenta bancaria.

Cuenta de cobro: Documento soporte para el cobro de la mercancía despachada.

Entrada de almacén: Se utiliza para registrar los ingresos de la mercancía del almacén.

Salida del almacén: Documento indispensable para el registro de salida de mercancías del almacén.

Tarjeta control de existencia: Ofrece información inmediata sobre las entradas y salidas de un producto, como también el saldo de la mercancía disponible para la venta.

Hoja de inventario: Establece el control físico de las existencias de la empresa.

Memorando: Documento usado para transmitir una información por escrito al interior de la empresa.

Como diligenciar los documentos

Recibo de caja

Como diligenciar el recibo de caja:

1. Como a todo documento comercial se primero la fecha, la ciudad y el numero del recibo
2. Quien es la persona que entrega el ingreso
3. La dirección de la persona que entrega el ingreso
4. Se coloca la cantidad de dinero que ingresa
5. El porque de esa entrega de dinero
6. Si la entrega es en cheque se procede a colocar el número del cheque girado

Comprobante de egreso



Como diligenciar el comprobante de egreso:

1. Se coloca la fecha cuando se elabora el documento
2. Se coloca un duplicado del cheque se giro para hacer el pago por cualquier concepto
3. Se coloca el concepto por el cual se gira el dinero y la cantidad girada
4. Luego el número del cheque si fue en cheque, porque también puede ser en efectivo pero la mayoría de la empresa por seguridad lo realiza por cheque.
5. Se coloca firma del beneficiario
6. Por ultimo se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo aprobó y lo contabilizo.


Letra de cambio





Como diligenciar la letra de cambio:

1. Se coloca la fecha como siempre primero
2. Se coloca la cantidad de dinero
3. Se coloca quien es el beneficiario es decir a quien le debe la plata
4. Se coloca la persona afectada, es decir la que tiene que pagar el dinero


Recibo de caja menor




Como diligenciar el recibo de caja menor: 

1. Se diligencia la fecha y la ciudad donde se elabora el documento
2. Se coloca a quien es pagado el dinero
3. El concepto por el cual se paga el dinero
4. Se coloca la cantidad de dinero en letras
5. Se coloca la firma de la persona que lo recibe


Entrada de almacén



Como diligenciar la entrada de almacén:

1. Se coloca la fecha de entrada de la mercancía
2. De que persona o empresa se recibe la mercancía
3. El destino que lleva la mercancía, es decir a que empresa va la mercancía
4. Se coloca la descripción de la mercancía y su valor
5. Se coloca quien lo recibe, lo revisa y si existen observaciones

Salida de almacén


Como diligenciar la salida de almacén:

1. Se coloca la fecha de entrada de la mercancía
2. Se coloca la sección de donde sale la mercancías
3. El destino que lleva la mercancía, es decir a que empresa va la mercancía
4. Se coloca la descripción de la mercancía y su valor
5. Se coloca quien lo recibe, lo revisa y si existen observaciones


Nota débito



Como diligenciar la nota débito:

1. Como en todo documento contable se procede a coloca la fecha en el cual se elaboro el documento
2. Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito
3. Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota débito 
4. Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo contabilizo


Nota crédito

Como diligenciar la nota crédito:

1. Colocar como en todo documento contable la fecha de elaboración
2. Colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito
3. El concepto por el cual se le envía la nota crédito
4. Y por ultimo se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo y lo contabilizo

Remisión



Como diligenciar la remisión: 

1. Se procede a colocar la fecha de elaboración.
2. Se coloca el nombre del comprador y la dirección y la ciudad donde se encuentra la empresa
3. Se coloca la persona encargada de transportar la mercancía y la placa del vehículo donde se lleva la mercancía
4. Se procede a explicar detalladamente la mercancía enviada
5. Al final se coloca quien despacha la mercancía.

  
 
 
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miércoles, 13 de noviembre de 2013

DOCUMENTOS COMERCIALES
Se considera un texto comercial al documento emitido en razón a la existencia de una relación de negocios; en este sentido, se pretende una aproximación a aquellos escritos que, tradicionalmente, son considerados como tales: Memorando, Circular, Informe, Cartas, E-mail entre otros


MEMORANDO

es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave. 
MEMORANDO BREVE

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más funcional y práctico formato.
dicha hoja aparecen impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que indicaN


  • A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que pertenece
  • DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento a que pertenece.
  • FECHA: Puede usarse en forma abreviada.
  • ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.
  • FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.



 MEMORANDO EXTENSO


Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.


Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o características de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesión, precisión y armonía que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor.


RECOMENDACIONES GENERALES
• Expresarse en primera persona del singular
• Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.
• Abusar del tiempo del destinatario.
• Elaborar ideas obvias
• Incluir algo que no venga al caso.
• Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación
• Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas
• Usar y abusar de la construcción negativa
• Emplear rodeos y redundancias
• Acumular oraciones difusas
• Ser oscuro en las expresiones.
 CIRCULAR

   
En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de comunicación escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecánico de reproducción del texto único.


No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha señalado, sin embargo, que la circular debe reservarse para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresas u organismos para comunicar a sus oficinas locales, informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos, etc.



  Se utilizan estas comunicaciones con los motivos más diversos
 Cambio de dirección y teléfono
• Cambios de personal

• Apertura de nuevas sedes o programas

• Ampliación de negocios o extensión de servicios

• Anuncios de visitas
CARACTERÍSTICAS

El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información, hace que su redacción sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las características de claridad, sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia escrita

 RECOMENDACIONES

• Recuerde la fecha (mes y año)
• Dé la sensación de que se dirige a “cada una de las personas que lean la circular”.
• Use párrafos cortos y expresiones ordenadas.
• Esfuércese por una presentación agradable.
• Concluya con saludos y gracias por la atención prestada.
• Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicación





DIFERENCIAS ENTRE MEMORANDO Y CIRCULAR

 Como se ha observado, no existe una diferencia sustancial entre la circular y el memorando. La circular debe reservase para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresa o agencias para comunicar a sus oficinas locales o periféricas informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos. (Ortografía y redacción. Documento en línea).


MODELO Y CIRCULAR


 EL INFORME

Una de las formas más utilizadas en la comunicación es el Informe, éste no tiene por qué ser una obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lúcido y claro. Nada más lejano de lo que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la in definición. El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.

Un informe no es producto de una inspiración momentánea que nos complace expresar a los demás, sino una respuesta a una pregunta, o una pregunta a otra persona en busca de información. El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma.
 RELACIONES DE INFORMES

No se debe escribir ni una palabra del informe hasta que no se conozca quién es el destinatario, por qué se ha solicitado el informe y desde qué punto de vista se pueda dar una opinión objetiva. A continuación vine la etapa preparatoria del informe: acopio, selección y comprobación o verificación de datos. Todo dato o información debe estar cuidadosamente seleccionado. No podrá ser bueno un informe que carezca de base objetiva en la selección de dichos datos y que no ofrezca garantía de que hayan sido adquiridos de primera mano.

Una vez seleccionados los datos e informaciones que se estimen convenientes, hay que presentarlos en forma adecuada. Es decir, clara y sin rodeos. Posteriormente se requiere un análisis de estas informaciones y esta parte corresponderá al cuerpo del informe. De todos modos no se debe ofrecer un informe sin resquicios, donde todo quede analizado, porque podría resultar contraproducente y poco claro.
CLASES DE INFORMES
  • Informe expositivo. Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo, ni en modo alguno se sienten conclusiones o se hagan recomendaciones. 
  • Informe interpretativo. Sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Esta consideración es errónea, ya que una cosa puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés. 
  • Informe demostrativo. Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar determinados asertos, es preciso que el lector o receptor conozca con toda exactitud la tesis que pretender establecer el informante. Este tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entre los hechos y sus comentarios, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto en firme o de una simple opinión.
PARTES INTERNAS DE UN INFORME
  • Se recomienda una portada. Es lo que se denomina cubierta 
  • Índice o contenido. 
  • El título del informe debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trata y el nombre del autor. 
  • Introducción o Presentación del informe: explica el tema del informe, delimita las áreas estudiadas, señala el objetivo que se persigue y los aspectos más relevantes del mismo. 
  • Cuerpo del informe: como su nombre lo indica es la parte en que s presenta el grueso de las informaciones obtenidas, se analizan las mismas y se abren posibles soluciones. 
  • Conclusiones: en este apartado se han de presentar de manera inequívoca, clara y definida, los resultados de nuestro estudio y las recomendaciones concretas que se ofrecen. En algunos casos, bastará con se ofrezca el panorama de posibles soluciones recomendadas para que asesoren a un superior a tomar la decisión. 
Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprender los, especialmente si son informes de tipo técnico. Si también incluyen anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.
MODELO DE INFORME

DOCUMENTOS COMERCIALES
Se considera un texto comercial al documento emitido en razón a la existencia de una relación de negocios; en este sentido, se pretende una aproximación a aquellos escritos que, tradicionalmente, son considerados como tales: Memorando, Circular, Informe, Cartas, E-mail entre otros
MEMORANDO

es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave. 
MEMORANDO BREVE

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más funcional y práctico formato.
dicha hoja aparecen impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que indicaN
  • A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que pertenece
  • DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento a que pertenece.
  • FECHA: Puede usarse en forma abreviada.
  • ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.
  • FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.

 MEMORANDO EXTENSO
Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.


Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o características de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesión, precisión y armonía que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor.
RECOMENDACIONES GENERALES
• Expresarse en primera persona del singular
• Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.
• Abusar del tiempo del destinatario.
• Elaborar ideas obvias
• Incluir algo que no venga al caso.
• Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación
• Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas
• Usar y abusar de la construcción negativa
• Emplear rodeos y redundancias
• Acumular oraciones difusas
• Ser oscuro en las expresiones.
 CIRCULAR

   
En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de comunicación escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecánico de reproducción del texto único.
No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha señalado, sin embargo, que la circular debe reservarse para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresas u organismos para comunicar a sus oficinas locales, informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos, etc.



  Se utilizan estas comunicaciones con los motivos más diversos
 Cambio de dirección y teléfono
• Cambios de personal

• Apertura de nuevas sedes o programas

• Ampliación de negocios o extensión de servicios

• Anuncios de visitas
CARACTERÍSTICAS

El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información, hace que su redacción sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las características de claridad, sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia escrita

 RECOMENDACIONES

• Recuerde la fecha (mes y año)
• Dé la sensación de que se dirige a “cada una de las personas que lean la circular”.
• Use párrafos cortos y expresiones ordenadas.
• Esfuércese por una presentación agradable.
• Concluya con saludos y gracias por la atención prestada.
• Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicación





DIFERENCIAS ENTRE MEMORANDO Y CIRCULAR

Como se ha observado, no existe una diferencia sustancial entre la circular y el memorando. La circular debe reservase para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresa o agencias para comunicar a sus oficinas locales o periféricas informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos. (Ortografía y redacción. Documento en línea).
MODELO Y CIRCULAR


 EL INFORME

Una de las formas más utilizadas en la comunicación es el Informe, éste no tiene por qué ser una obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lúcido y claro. Nada más lejano de lo que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la in definición. El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.

Un informe no es producto de una inspiración momentánea que nos complace expresar a los demás, sino una respuesta a una pregunta, o una pregunta a otra persona en busca de información. El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma.
 RELACIONES DE INFORMES

No se debe escribir ni una palabra del informe hasta que no se conozca quién es el destinatario, por qué se ha solicitado el informe y desde qué punto de vista se pueda dar una opinión objetiva. A continuación vine la etapa preparatoria del informe: acopio, selección y comprobación o verificación de datos. Todo dato o información debe estar cuidadosamente seleccionado. No podrá ser bueno un informe que carezca de base objetiva en la selección de dichos datos y que no ofrezca garantía de que hayan sido adquiridos de primera mano.

Una vez seleccionados los datos e informaciones que se estimen convenientes, hay que presentarlos en forma adecuada. Es decir, clara y sin rodeos. Posteriormente se requiere un análisis de estas informaciones y esta parte corresponderá al cuerpo del informe. De todos modos no se debe ofrecer un informe sin resquicios, donde todo quede analizado, porque podría resultar contraproducente y poco claro.
CLASES DE INFORMES
  • Informe expositivo. Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo, ni en modo alguno se sienten conclusiones o se hagan recomendaciones. 
  • Informe interpretativo. Sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Esta consideración es errónea, ya que una cosa puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés. 
  • Informe demostrativo. Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar determinados asertos, es preciso que el lector o receptor conozca con toda exactitud la tesis que pretender establecer el informante. Este tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entre los hechos y sus comentarios, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto en firme o de una simple opinión.
PARTES INTERNAS DE UN INFORME
  • Se recomienda una portada. Es lo que se denomina cubierta 
  • Índice o contenido. 
  • El título del informe debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trata y el nombre del autor. 
  • Introducción o Presentación del informe: explica el tema del informe, delimita las áreas estudiadas, señala el objetivo que se persigue y los aspectos más relevantes del mismo. 
  • Cuerpo del informe: como su nombre lo indica es la parte en que s presenta el grueso de las informaciones obtenidas, se analizan las mismas y se abren posibles soluciones. 
  • Conclusiones: en este apartado se han de presentar de manera inequívoca, clara y definida, los resultados de nuestro estudio y las recomendaciones concretas que se ofrecen. En algunos casos, bastará con se ofrezca el panorama de posibles soluciones recomendadas para que asesoren a un superior a tomar la decisión. 
Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprender los, especialmente si son informes de tipo técnico. Si también incluyen anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.
MODELO DE INFORME


ACTAS
Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación.

un acta está constituida por:
• Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación
• Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación
• Lista de asistentes
• Resumen ordenado de los debates realizados
• Visto bueno y firma del presidente
• Firma del secretario




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